Comités des réclamations et différends dans l’industrie de la construction

28 mai 2020

Écrit par John Craig, Jason Roth, Charlene Hiller and Justin Duguay

Alors que l’industrie de la construction s’adapte à ses activités dans un monde de COVID-19, les effets de la pandémie continueront de se faire sentir à mesure que l’économie passera de la crise à la reprise. Les projets ont pris un éventail de virages inattendus lors de fermetures d’urgence et de conditions de travail modifiées, ce qui a entraîné des résultats indésirables tels que des retards, des dépassements de coûts et, en fin de compte, des différends.

L’un des moyens les plus efficaces pour les propriétaires, les consultants et les entreprises de construction de se préparer et de répondre aux différends est de créer un comité des réclamations. Cette équipe est composée d’un conseiller juridique interne, d’un administrateur de contrats et d’un gestionnaire de projets d’une entreprise, ainsi que d’un consultant en réclamations et d’un conseiller juridique externe, au besoin.

La création d’un comité des réclamations présente un certain nombre d’avantages stratégiques. Les réunions et les communications auxquelles participent le comité sont assujetties au privilège juridique (principalement le secret professionnel de l’avocat, mais aussi, en général, le privilège relatif aux litiges). L’exercice d’un processus contemporain d’examen des réclamations permet également d’éviter les différends en permettant aux entreprises de traiter efficacement les problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent plutôt qu’après coup. De plus, l’examen en temps opportun des allégations potentielles permet de recueillir des documents contemporains et d’interroger les témoins, tandis que les souvenirs sont frais.

Vous trouverez ci-dessous les principales mesures qu’une entreprise peut prendre pour créer un comité des réclamations et les questions qui devraient être prises en compte.

Principales étapes de la création d’un comité des réclamations

Protéger les privilèges : identifiez les protocoles de protection des privilèges avec la direction et l’équipe administrative de l’entreprise.

Confirmer l’état d’avancement du projet et cerner les enjeux potentiellement en litige : Le comité des réclamations se coordonne avec l’équipe de projet de l’entreprise pour évaluer l’impact d’une réclamation potentielle et élaborer un aperçu de l’état actuel du projet (comme la date actuelle d’achèvement et le budget).

Consultants/experts en sinistres : Préparez une courte liste de consultants et d’experts en sinistres. Un consultant indépendant en matière de réclamations peut être utilisé pour fournir une évaluation initiale de l’état d’avancement du projet et pourrait également aider à la surveillance, à l’évaluation et à la gestion continues du projet à la suite de réclamations potentielles. Un consultant en réclamations devrait être retenu assez tôt dans le processus. S’ils sont retenus par un avocat externe, les conseils du consultant peuvent être protégés contre la divulgation ultérieure en revendiquant le privilège.

Confirmer les droits et obligations légaux : Identifier les principaux droits et obligations de l’entreprise et de ses fournisseurs en vertu des accords de construction. Cela comprend un examen attentif des accords de construction et des modalités telles que les dispositions relatives aux ordres de modification, les clauses d’exclusion, les dispositions relatives au règlement des différends et d’autres modalités pertinentes. Les avocats internes et externes peuvent diriger cet examen, avec l’aide d’administrateurs de contrats.

Documentation du projet : Les entreprises devraient acquérir une compréhension générale des documents qui existent généralement et de l’endroit où ils se trouvent. Une liste du personnel chargé de la garde des documents devrait être dressée afin que le comité des réclamations puisse savoir où se trouvent les documents pertinents, quels sont-ils et à qui s’adresser – dans le cas où l’examen des documents devrait être effectué par un avocat ou des experts externes. Une collection de documents clés peut être organisée pour le comité des réclamations afin de permettre une référence facile et opportune aux documents importants. L’administrateur de contrat peut jouer un rôle clé à cet égard.

Évaluation des coûts et du calendrier : Comprendre où en est un projet du point de vue du coût et du calendrier, et comment il a évolué par rapport au calendrier et à l’estimation initiaux. Les coûts finaux prévus et le calendrier devraient également être déterminés. Cela peut être dirigé par le consultant en réclamations, assisté par le gestionnaire de projet et d’autres personnes identifiées avec des informations pertinentes.

Examen des tendances et des ordres de modification et/ou des demandes : Acquérir une compréhension des tendances et des ordres de modification préparés et demandés pour un projet et de leur état d’avancement. Cela peut inclure un examen de la documentation clé de l’ordre de modification et l’identification des détails de chaque tendance ou ordre de modification , tels que la valeur, ce à quoi il se rapporte, si les périodes de préavis dans les contrats ont été respectées, et l’état de la demande de modification.

Évaluation initiale : Préparer une évaluation initiale de l’état actuel du projet et de chaque revendication qui cerne les points faibles et les points forts potentiels d’un point de vue juridique et technique. Cela peut aider une entreprise à concentrer sa position dans toute discussion de règlement potentielle. Cela peut également aider à identifier les domaines dans lesquels l’entreprise peut prendre des mesures dès maintenant pour atténuer les faiblesses.

Déterminer les étapes futures : Déterminer les étapes qui devront être prises en cas de différend officiel. Cela permet à une entreprise de se préparer stratégiquement à de telles étapes, ce qui peut inclure la conduite d’entrevues avec des témoins; la collecte et l’examen de documents pertinents et matériels; et l’élaboration d’une stratégie de règlement, de litiges et d’arbitrage.

Pour discuter davantage de la création ou du fonctionnement d’un comité des réclamations, veuillez communiquer avec un membre de l’équipe de Bennett Jones Construction. Pour d’autres documents liés à COVID-19, veuillez visiter notre COVID-19 Resource Centre.

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