Guide de l’employeur sur la COVID-19 — La gestion des questions de paye

Écrit par Carl Cunningham, Sara Parchello, John Gilmore, Amanda McLachlan and Archana Ravichandradeva

Le gouvernement de l’Alberta a précisé que les employés auront droit à un congé de 14 jours qui n’est pas payé s’ils sont mis en quarantaine en raison de la COVID-19. Cela se retire d’un communiqué de presse antérieur du premier ministre Jason Kenney le 13 mars 2020 indiquant que le congé serait payé. Par conséquent, les modifications actuelles apportées à diverses lois sur les normes d’emploi continuent de mettre l’accent sur les congés avec protection de l’emploi plutôt que sur le droit à un congé payé. De plus, le gouvernement de l’Ontario a publié des détails sur la législation régissant ses congés non payés pour protection de l’emploi. Notre blog mis à jour est ci-dessous.

Les entreprises de partout au Canada ont été durement touchées par la pandémie de COVID-19. Alors que le Dow Jones a connu sa plus forte baisse de points de l’histoire le 16 mars et que le TSX a chuté de près de 10 pour cent, de nombreuses entreprises de tous les secteurs ont été ébranlées par l’incertitude des investisseurs découlant de l’état actuel de l’économie, de la réduction de la demande des clients (et donc des revenus) et de la pression croissante pour réduire les opérations afin de soutenir les efforts visant à accroître la distanciation sociale entre les clients et les employés.

Dans cette mise à jour de notre série de blogues sur la réactivité à la COVID-19, nous examinons les questions difficiles auxquelles sont confrontées les entreprises concernant la continuité de leurs opérations face aux défis en matière de revenus, ainsi que les mesures qui peuvent être prises pour se protéger, protéger leurs employés et leurs résultats financiers en ces temps incertains et éprouvants.

Les entreprises sont-elles tenues de payer leurs employés s’ils sont malades ou en quarantaine?

Dans la plupart des provinces, il y a une différence entre le droit d’un employé à un congé de protection de l’emploi prévu par la loi et un droit contractuel potentiel à la rémunération pendant une période de maladie ou de quarantaine. Cependant, en ces temps extraordinaires, de nombreux employeurs envisagent de payer le personnel pendant une période de quarantaine, même si l’employé n’a pas strictement droit à une prestation de congé de maladie.

En vertu de la législation applicable aux normes d’emploi, les employés ont généralement droit à un certain nombre de jours de congé de maladie non rémunéré (mais protégé par l’emploi). Par exemple, en Ontario, la Loi de 2000 sur les normes d’emploi (LNE de l’Ontario) prévoit que tous les employés admissibles ont droit à trois jours de congé de maladie non payé pour chaque congé civil, ainsi qu’à trois jours de congé pour obligations familiales non payés en cas de maladie, de blessure ou d’urgence concernant un membre de la famille. Si l’état s’aggrave, il peut y avoir un droit à un congé plus long pour maladie grave.

Le 18 mars 2020, le gouvernement de l’Ontario a modifié l’Ontario pour inclure une nouvelle section sur les congés en raison d’une « urgence en cas de maladie infectieuse ». Ce congé non payé et avec protection de l’emploi est ouvert aux employés qui sont :

• dans le cadre d’une investigation, d’une surveillance ou d’un traitement médical individuel lié à une maladie infectieuse désignée;
• agit conformément à une ordonnance en vertu de la Loi sur la protection et la promotion de la santé;
• sous quarantaine ou isolement mis en œuvre à la suite de renseignements ou de directives liés à la maladie infectieuse désignée délivrés au public, en tout ou en partie, ou à une ou plusieurs personnes, par un responsable de la santé publique, un professionnel de la santé qualifié, Télésanté Ontario, le gouvernement de l’Ontario, le gouvernement du Canada, un conseil municipal ou un conseil de santé;
• en vertu d’une directive donnée par leur employeur en réponse à une préoccupation de l’employeur selon laquelle l’employé peut exposer d’autres personnes dans le lieu de travail à la maladie infectieuse désignée;
• fournir des soins ou du soutien à certaines personnes en raison d’une question liée à la maladie infectieuse désignée (cela comprend la prestation de soins aux enfants en raison de la fermeture d’écoles ou de garderies); ou
• touchés par les restrictions de voyage liées à la maladie infectieuse désignée et, dans les circonstances, on ne peut raisonnablement s’attendre à ce qu’ils retournent en Ontario.

Bien que les employés n’aient pas à fournir de certificat médical pour accéder à ce congé, les employeurs sont en mesure de demander des preuves « raisonnables dans les circonstances ».

Le 17 mars 2020, l’Alberta a modifié son Code des normes d’emploi pour inclure un règlement sur les normes d’emploi (Règlement sur les congés COVID-19), qui prévoit un congé non payé de 14 jours aux employés qui sont en auto-isolement ou en auto-quarantaine en raison de la COVID-19. L’employé n’est pas obligé de fournir un préavis écrit avant de commencer ce congé, et le congé peut être prolongé au besoin.

Le 17 mars 2020, le gouvernement de la Colombie-Britannique a également annoncé qu’il envisageait de modifier sa Loi sur les normes d’emploi afin de permettre un plus grand soutien aux travailleurs alors que la propagation de la COVID-19 ferme les entreprises et les installations; cependant, aucun détail n’a été officiellement présenté pour le moment.

Le 17 mars 2020, le gouvernement de la Saskatchewan a modifié la Loi sur l’emploi de la Saskatchewan afin de garantir l’accès aux congés non payés protégés aux employés pendant la pandémie de COVID-19, que la province a considérée comme une « urgence de santé publique ».

Les employeurs doivent faire preuve de vigilance en exigeant que les employés qui pourraient présenter un risque en milieu de travail s’isolent. En plus de fournir des directives aux employés présentant des symptômes de la COVID-19 sur la nécessité de se mettre en quarantaine ou de s’isoler, les employeurs devraient rappeler aux employés toutes les prestations de congé de maladie disponibles en vertu de leurs droits contractuels. Il est important de s’assurer que les employés qui sont malades ou qui doivent s’isoler sont au courant des avantages potentiels de congés de maladie payés disponibles pour réduire le risque que des employés potentiellement malades se présentent au travail par crainte de difficultés financières potentielles. C’est une autre raison pour laquelle de nombreux employeurs choisissent de payer les employés qui sont tenus de se mettre en quarantaine, même en l’absence d’une obligation contractuelle de le faire.

Si votre entreprise n’offre pas de congés de maladie payés, il peut tout de même être prudent d’envisager d’autres droits qui pourraient aider les employés à se prémunir contre les difficultés financières, comme les indemnités de vacances disponibles ou les horaires flexibles.

De plus, pour les employés qui ne sont pas admissibles à un congé payé de leur employeur, le gouvernement fédéral a annoncé le 18 mars 2020 qu’il introduirait la prestation de soins d’urgence. Cela fournira jusqu’à 900 $ toutes les deux semaines pendant une période pouvant aller jusqu’à 15 semaines à titre de soutien du revenu aux travailleurs qui sont en quarantaine, malades, qui fournissent des services de garde d’enfants ou qui fournissent des soins à ceux qui sont malades et qui ne sont pas admissibles aux prestations de maladie de l’assurance-emploi. La demande de cette prestation sera disponible en avril 2020 et sera administrée par l’agence du revenu du Canada.

Les entreprises peuvent-elles forcer leurs employés à rentrer chez eux?

Les employeurs devraient se concentrer sur toutes les possibilités disponibles pour permettre aux employés de télétravailler, dans la mesure du possible. Si un employeur a des préoccupations raisonnables au sujet de l’état de santé d’un employé qui sont conformes aux conseils les plus récents de l’Agence de la santé publique du Canada, il peut demander à la personne de rentrer chez elle et de s’abstenir de se rendre au travail. Toutefois, toute demande faite à cet égard doit être raisonnable et conforme à la nécessité de maintenir un environnement sûr et sain.

Que couvre l’assurance-emploi?

L’assurance-emploi offre une protection des prestations de congé de maladie aux employés admissibles en vertu de la Loi sur l’assurance-emploi fédérale. Les employés admissibles qui font face à une réduction de la rémunération hebdomadaire normale d’au moins 40 % en raison d’une maladie, d’une blessure ou d’une mise en quarantaine peuvent être admissibles à un supplément de 15 semaines de prestations de maladie-emploi de remplacement du revenu. Pour être admissibles, les employés doivent avoir accumulé 600 heures de travail assurables au cours des 52 semaines précédant le début de la demande.

Le gouvernement fédéral a récemment annoncé qu’il renoncerait à la période d’attente obligatoire d’une semaine applicable aux prestations de maladie de l’assurance-emploi pour les employés malades, blessés ou en quarantaine en raison de la COVID-19.

Les détails précis concernant les modifications législatives proposées n’ont pas encore été publiés. Par conséquent, il n’est toujours pas clair si les changements proposés s’appliqueront aux employés qui s’isolent volontairement ou à qui leur employeur demande de s’auto-isoler même s’ils ne sont pas malades ou présentent des symptômes de la COVID-19 ou parce qu’ils ont été en contact avec des personnes ayant reçu un diagnostic de virus. Nous nous attendons à ce que d’autres détails soient annoncés au cours des prochains jours et fournirons une mise à jour supplémentaire une fois que ces détails seront disponibles.

Les entreprises peuvent-elles réduire les heures de travail ou les salaires des employés en raison de l’impact financier de COVID-19?

Les employeurs peuvent probablement réduire les heures et la rémunération des employés pour contrer les ramifications financières de la COVID-19. Bien que des changements habituellement unilatéraux à la rémunération des employés ou aux exigences de l’emploi puissent mener à des allégations de congédiement déguisé, la nature sans précédent de la situation actuelle donne à penser que les cours, les tribunaux et les commissions des relations de travail peuvent faire preuve d’une plus grande souplesse à l’égard des employeurs qui sont tenus de prendre des décisions de gestion difficiles de cette nature. Nous prévoyons, de façon générale, que les risques découlant de la mise en œuvre d’une diminution de la rémunération ou des heures de travail à court terme seront faibles. Toutefois, il est important que toute mesure prise par un employeur ne soit pas de nature punitive et ne soit pas appliquée de façon inégale du point de vue des droits de la personne. Nous recommandons toutefois que les employeurs discutent de tout changement proposé avec un conseiller juridique avant de prendre des mesures.

Quelles sont les règles sur les mises à pied pour les entreprises?

Les entreprises auront généralement le droit de mettre à pied temporairement des employés non syndiqués, conformément aux lois provinciales applicables sur les normes d’emploi, si le libellé contractuel ou les pratiques antérieures le permettent. Il y a un risque que les mises à pied unilatérales d’employés non syndiqués soient traitées comme une cessation d’emploi, ce qui peut déclencher le droit à une indemnité de cessation d’emploi et/ou à d’autres obligations. Cependant, compte tenu de la situation sans précédent et nouvelle à laquelle le pays est confronté, de nombreux employeurs pourraient être contraints de procéder à des mises à pied temporaires pour protéger leurs résultats. Les employeurs peuvent atténuer le risque qu’une mise à pied temporaire soit traitée comme une cessation d’emploi en donnant un préavis (dans la mesure du possible) de la mise à pied temporaire et, le cas échéant, en maintenant une partie importante des droits à la rémunération ou aux avantages sociaux des employés pendant la période de mise à pied temporaire.

En Ontario, la LNE permet des mises à pied temporaires d’une durée maximale de 13 semaines au cours de 20 semaines consécutives. Les employeurs peuvent prolonger cette période jusqu’à 32 semaines dans certaines circonstances, y compris en continuant à offrir des prestations.

Conformément au Code des normes d’emploi de l’Alberta, les mises à pied temporaires peuvent se prolonger d’une durée pouvant aller jusqu’à 60 jours au cours d’une période de 120 jours.

L’Employment Standards Act de la Colombie-Britannique exige qu’une mise à pied ne puisse avoir lieu que si la mise à pied fait partie d’un contrat de travail ou si la mise à pied fait normalement partie de l’industrie. En règle générale, une mise à pied temporaire peut s’étendre jusqu’à 13 semaines au cours d’une période de 20 semaines avant que la mise à pied ne soit considérée comme une cessation d’emploi.

Dans de nombreuses provinces, des règles précises s’appliqueront aux mises à pied et aux cessations d’emploi à grande échelle. Selon, il est important que vous consultiez votre fournisseur de services juridiques avant de mettre en œuvre des mises à pied temporaires généralisées.

Les employeurs doivent-ils payer les employés qui choisissent de donner suite à des déplacements non essentiels, maintenant que le gouvernement fédéral déconseille tout voyage?

Le gouvernement canadien a mis en place des restrictions claires sur tous les voyages internationaux non essentiels. Nonobstant l’interdiction de voyager, les employés peuvent continuer d’avoir droit à la rémunération et aux congés annuels prévus par la loi pendant cette période. Les employeurs devraient rappeler aux employés qui reviennent de l’étranger qu’ils sont soumis à une période d’auto-isolement de 14 jours. À l’heure actuelle, comme il est indiqué ci-dessus, seuls les employeurs de l’Alberta sont tenus de payer les employés qui sont soumis à un isolement de 14 jours.

Un employeur peut-il suspendre la couverture des prestations pour les personnes qui choisissent de voyager si l’entreprise l’a déconseillé? À quels avantages cela s’appliquerait-il?

Comme il est indiqué ci-dessus, à compter du 13 mars 2020, le gouvernement du Canada a demandé à tous les Canadiens d’éviter de voyager à l’extérieur du Canada. À compter du 16 mars 2020, toute personne, y compris les citoyens canadiens et les résidents permanents, qui présente des symptômes à l’étranger ne pourra pas revenir au Canada. Les employeurs devraient interdire les voyages internationaux en ce moment ainsi que tout voyage non essentiel au Canada.

Les assurés ont également commencé à examiner les plans de couverture à la lumière de la pandémie. Un certain nombre d’assureurs ont adopté le 13 mars 2020 (date à laquelle la COVID-19 a été déclarée pandémie), comme point de démarcation pour les règles régissant la couverture des prestations à l’extérieur du pays :

• Si le voyage a commencé avant le 13 mars, les assureurs continuent « généralement » la couverture à l’extérieur du pays, et les maladies d’urgence liées à la COVID-19 sont traitées comme toute autre maladie d’urgence. Cela s’applique aux voyages n’importe où à l’extérieur du Canada.
• Si le voyage à l’extérieur du Canada a commencé après le 13 mars, un certain nombre d’assureurs ne couvriront pas les dépenses d’urgence liées à la COVID-19 (ou pour certains assureurs, pour quelque raison que ce soit).
• Les personnes qui étaient déjà à l’extérieur du pays pour un voyage non essentiel le 13 mars et dont la couverture de voyage expirera pendant qu’elles restent en quarantaine ou en restrictions de voyage, peuvent avoir droit à des prolongations de la couverture selon les modalités de leur régime ou la décision de l’assureur.

Les employés qui présentent des symptômes de la COVID-19 peuvent être considérés comme inaptes au travail aux fins de la couverture des prestations d’invalidité de courte durée et, par conséquent, être en mesure d’accéder à une couverture de prestations à court terme, le cas échéant. Les employés qui ne sont pas couverts par un régime d’assurance collective pourraient être admissibles à un congé protégé selon leur province de résidence. Toutefois, les employeurs devraient être conscients de la possibilité que des changements soient apportés à l’admissibilité à la couverture d’invalidité et d’assurance au cours des prochaines semaines.

Y a-t-il des soutiens supplémentaires pour les entreprises pendant cette période?

• Le gouvernement du Canada a annoncé qu’il apportera des améliorations au programme < un rel="noopener noreferrer » rel="noopener noreferrer » href="https://www.canada.ca/en/employment-social-development/corporate/notices/coronavirus.html » target="_blank"> Programme de partage du travail à un coût estimé à 12 millions de dollars pour aider les employeurs qui connaissent un ralentissement de leurs activités en raison de la COVID-19, et leurs travailleurs.
• Établissement du Programme de crédit aux entreprises (PCE) – ce programme appuiera le financement dans le secteur privé par l’entremise de la Banque de développement du Canada (BDC) et d’Exportation et développement Canada (EDC) afin d’offrir des solutions de financement et d’assurance-crédit aux entreprises canadiennes.
• Certains autres programmes ont été mis en œuvre par l’entremise de BDC.
• Améliorations apportées à la Facilité d’acceptation et d’achat des banquiers – cette facilité fournira un financement clé aux petites et moyennes entreprises.
• On s’attend également à ce que le gouvernement fédéral prenne des mesures pour convoquer de nouveau la Chambre des communes afin de mettre en œuvre d’autres mesures économiques d’urgence pour les citoyens et les entreprises du Canada.

Cet article est destiné à fournir des informations générales sur le sujet, mais n’est pas destiné à fournir des conseils juridiques en ce qui concerne des circonstances particulières. Veuillez consulter les auteurs ou d’autres membres du groupe Bennett Jones Employment Services dans le cas où vous auriez des questions liées au droit du travail découlant de la pandémie de COVID-19.

Cet article a été mis à jour le 19 mars 2020, à la suite de la publication du texte du règlement sur les congés COVID-19 par le gouvernement de l’Alberta.

Télécharger le PDF