Nouvelles lignes directrices sur la politique de l’Ontario sur la surveillance électronique en milieu de travail

08 août 2022

Écrit par Carl Cunningham, Talia Bregman and Haley Zerr

Comme nous en avons discuté dans notre aperçu précédent, Ontario adopte une nouvelle loi qui comprend une politique de surveillance électronique et une nouvelle loi pour les travailleurs numériques, le gouvernement de l’Ontario a modifié la Loi de 2000 sur les normes d’emploi (la LNE) le 11 avril 2022 afin d’introduire une exigence selon laquelle les lieux de travail comptant 25 employés ou plus en Ontario doivent créer une politique écrite de « surveillance électronique » (la Politique) d’ici le 11 octobre 2022.

Le 21 juillet 2022, le ministère du Travail, de la Formation et du Développement des compétences de l’Ontario (le ministère) a fourni une mise à jour guidance pour aider les employeurs à comprendre ce qui est exigé d’eux en vertu de cette nouvelle loi.

Les employeurs comptant au moins 25 employés en Ontario doivent avoir une politique de surveillance électronique

Bien que la « surveillance électronique » ne soit pas définie dans la LNE, le Ministère a fait remarquer qu’elle comprend toutes les formes de surveillance des employés qui sont effectuées par voie électronique. Cela peut inclure l’utilisation de systèmes GPS pour suivre les mouvements des employés, l’utilisation de capteurs pour suivre la rapidité avec laquelle un employé effectue une tâche ou le suivi des sites Web qu’un employé visite pendant les heures de travail.

Tout employeur qui emploie 25 employés ou plus au total dans tous ses emplacements en Ontario (à compter du 1er janvier 2022) sera tenu d’avoir une politique écrite sur la surveillance électronique des employés d’ici le 11 octobre 2022. À compter de 2023, et chaque année par la suite, les employeurs qui emploient 25 employés ou plus en Ontario au 1er janvier de cette année doivent avoir une politique écrite en place au plus tard le 1er mars de cette année. Vraisemblablement, pour les employeurs qui reportent d’année en année avec plus de 25 employés, la même politique continuera de s’appliquer d’une année à l’autre, à moins que des révisions ne soient apportées par l’employeur ou exigées par la loi.

Pour déterminer si le seuil de 25 employés a été atteint, un employeur doit compter tous les employés dans tous ses emplacements en Ontario, peu importe le nombre d’heures travaillées par les employés ou s’ils sont à temps plein ou à temps partiel. Cela comprend toute personne qui répond à la définition d'« employé » en vertu de la LNE, y compris les employés à l’essai, les employés mis à pied, en congé autorisé ou en grève et les employés qui sont des stagiaires. Les employés d’un employeur à l’extérieur de l’Ontario ne sont pas inclus dans le dénombrement.

Exigences relatives au contenu de la politique

Si un employeur est tenu d’avoir une politique, la politique peut être un document autonome ou faire partie d’un ensemble plus complet de règles et de politiques de l’employé, comme un manuel de l’employé ou une politique de confidentialité. Un employeur peut également avoir une seule politique applicable à tous ses employés en Ontario, ou une politique différente pour différents groupes d’employés. Quelle que soit l’approche, la Politique doit comprendre :

1. Une déclaration indiquant si l’employeur surveille électroniquement les employés.
2. Si l’employeur surveille électroniquement les employés, la Politique doit décrire :
   1. la façon dont l’employeur peut surveiller électroniquement les employés;
   2. les circonstances dans lesquelles l’employeur peut surveiller électroniquement les employés; et
   3. les fins auxquelles les renseignements obtenus au moyen de la surveillance électronique peuvent être utilisés par l’employeur.
3. La date à laquelle la Politique a été préparée et la date à laquelle les révisions ont été apportées.
4. Toute autre information pouvant être prescrite.

La portée et le contenu d’une politique varieront donc d’un employeur à l’autre en fonction de la façon dont chaque employeur surveille ses employés. Par souci de clarté, même si un employeur ne surveille pas électroniquement ses employés, un employeur qui atteint le seuil de 25 employés est toujours tenu d’avoir une politique écrite (bien qu’il s’agisse d’une politique très simple), indiquant qu’il ne surveille pas électroniquement ses employés (et tout autre renseignement prescrit).

Utilisation de l’information recueillie au moyen de la surveillance électronique

Le ministère a précisé que l’obligation d’avoir une politique ne se traduit pas par l’octroi aux employés d’un droit à la vie privée ou n’affecte pas ou ne limite pas la capacité par ailleurs légale d’un employeur d’utiliser les renseignements obtenus au moyen de la surveillance électronique. L’exigence est plutôt simplement que les employeurs doivent faire preuve de transparence quant à savoir s’ils surveillent ou non électroniquement les employés.

Le Ministère a également précisé que la surveillance électronique aux fins de la Politique ne se limite pas aux appareils ou à l’équipement de surveillance émis par l’employeur, ou à la surveillance électronique qui se produit lorsque les employés sont sur place dans un lieu de travail. Cela signifie que si un employeur surveille électroniquement ses employés au moyen des appareils personnels des employés ou lorsque l’employé travaille à domicile ou sur la route, cela doit être indiqué dans la Politique.

La LNE ne limite pas non plus l’utilisation par l’employeur des renseignements recueillis au moyen de la surveillance aux fins énoncées dans la Politique. Par exemple, un employeur peut se fier aux renseignements recueillis au moyen de la surveillance électronique pour prendre des mesures disciplinaires ou congédier un employé, y compris pour appuyer une position selon laquelle un employé est congédié en raison d’une inconduite volontaire, d’une désobéissance ou d’une négligence volontaire du devoir qui n’est pas négligeable et qui n’a pas été tolérée par l’employeur, même si cet objectif n’est pas énoncé dans la Politique.  

Exigences en matière de divulgation et de tenue de documents de l’employeur

Les employeurs doivent fournir une copie de la Politique aux employés et aux employés affectés qui travaillent pour eux en Ontario dans les 30 jours civils suivant la préparation ou la modification de la Politique.  

Les employeurs doivent également fournir une copie de la Politique aux nouveaux employés en Ontario dans les 30 jours civils suivant l’embauche.

Un employeur peut fournir une copie de la Politique aux employés sous la forme : (a) d’une copie imprimée, (b) d’une pièce jointe à un courriel si l’employé est en mesure de l’imprimer, ou (c) d’un lien vers la Politique en ligne si l’employé a une possibilité raisonnable d’accéder à la Politique et est en mesure de l’imprimer.

Enfin, les employeurs doivent conserver une copie de chaque politique écrite pendant trois ans après que la politique ne soit plus en vigueur.

Plaintes

Un employé ne peut déposer une plainte auprès du Ministère ou ouvrir une enquête par un agent des normes d’emploi que s’il allègue que l’employeur a omis de fournir une copie de la Politique dans les délais prescrits, comme il est indiqué ci-dessus. Les plaintes concernant toute autre infraction à la Politique ne peuvent être déposées ou faire l’objet d’une enquête par un agent des normes d’emploi.

Principaux points à retenir

Les employeurs comptant 25 employés ou plus en Ontario en date du 1er janvier 2022 devraient immédiatement commencer à réfléchir à ce à quoi ressemblera leur politique de « surveillance électronique » avant la date limite de mise en œuvre du 11 octobre 2022. Comme point de départ, les employeurs devraient examiner ce que, le cas échéant, la surveillance électronique est effectuée, ce qui aidera à éclairer le contenu de la Politique, y compris le but de la collecte.

Veuillez contacter un membre du Bennett Jones Employment Services group, dont les auteurs sont membres, pour plus d’informations sur les questions abordées dans cet article.

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