Les organismes de réglementation des valeurs mobilières fournissent des conseils pour les AGA pendant l’épidémie de COVID-19

Écrit par Will Osler, John Piasta, Nicholas Fader, Kristopher Hanc, Steven Bodi and Emerson Frostad

Comme nous l’avons vu dans notre mise à jour précédente, COVID-19 et les assemblées annuelles des actionnaires, de nombreux émetteurs reconsidèrent certains éléments de leur prochaine assemblée annuelle des actionnaires (AGA). La réaction réglementaire à cette tendance est devenue plus claire au cours des derniers jours. Les Autorités canadiennes en valeurs mobilières (ACVM) ont confirmé une approche accommodante vis-à-vis des émetteurs qui choisissent de tenir une AGA virtuelle ou hybride pour se conformer aux mesures de distanciation sociale recommandées ou imposées par les gouvernements ou les autorités de santé publique. Ce blogue résume les récentes lignes directrices des ACVM et attire l’attention sur d’autres considérations pour les émetteurs alors qu’ils s’efforcent d’assurer la conformité aux lois applicables sur les sociétés et les valeurs mobilières.

Lignes directrices de l’ASC

Le 20 mars, le CSA a publié un communiqué de presse pour fournir des conseils sur l’appel et la conduite des AGA pendant l’épidémie de COVID-19. Le communiqué des ACVM reflète une reconnaissance du fait qu’il faut s’attendre à des changements généralisés dans le calendrier des AGA de 2020 et que les assemblées d’actionnaires virtuelles ou hybrides représentent une réponse raisonnable au défi de santé publique en cours. Les lignes directrices traitent des mesures qui devraient être prises par les émetteurs qui déterminent pour changer la nature, la date, l’heure ou le lieu d’une AGA qui a déjà été convoquée. 

Si un émetteur a déjà envoyé et déposé des documents de procuration, il peut modifier la nature, la date, l’heure ou le lieu de son AGA en personne pour répondre aux préoccupations liées à la COVID-19 (y compris le passage d’une réunion en personne à une réunion virtuelle ou hybride) sans envoyer de documents de procuration révisés ou supplémentaires. Le communiqué des ACVM indique que l’émetteur doit :

1. diffuser un communiqué de presse annonçant le changement;  
2. déposer le communiqué de presse sur SEDAR; et 
3. prendre toutes les mesures raisonnables nécessaires pour informer les parties impliquées dans l’infrastructure de vote par procuration (comme les intermédiaires, les agents de transfert et les fournisseurs de services de procuration) du changement. 

Les ACVM s’attendent à ce qu’un émetteur prenne ces mesures rapidement après avoir décidé de mettre en œuvre un tel changement. Bien que cela ne soit pas abordé dans le communiqué des ACVM, nous prévoyons que les émetteurs afficheront également les renseignements les plus à jour sur leurs sites Web. Tous les actionnaires inscrits et bénéficiaires devraient être avisés de la même manière d’un ajournement ou d’un autre changement touchant une AGA.

Les émetteurs qui n’ont pas encore envoyé et déposé de documents de procuration pour leur AGA de 2020 devraient envisager d’inclure dans les documents qui soulignent la possibilité de changements à la logistique des réunions en raison de COVID-19. Les ACVM s’attendent à ce que les documents de procuration comprennent des directives claires sur les détails logistiques et des instructions pour toute AGA virtuelle ou hybride (par exemple, la façon dont les porteurs de titres peuvent accéder à distance à l’AGA, y participer et y voter). 

Considérations relatives au droit des sociétés

Le communiqué des ACVM met en garde les émetteurs d’être sensibles aux exigences du droit des sociétés applicable, qui (pour la plupart) ne relève pas de la compétence des autorités en valeurs mobilières. En vertu de la législation canadienne sur les sociétés par actions, les sociétés sont généralement tenues de tenir une AGA dans les 15 mois suivant la date de l’AGA précédente. Certaines lois imposent des restrictions supplémentaires, telles que la tenue d’une réunion au moins une fois par année civile ou dans les six mois suivant l’exercice financier le plus récent. Selon le moment de la plus récente AGA, les sociétés peuvent avoir la possibilité de retarder l’appel ou de reporter leur AGA de 2020 pour répondre aux préoccupations liées à la COVID-19. 

Les émetteurs doivent également tenir compte des exigences en vertu du droit des sociétés en ce qui concerne le dépôt des états financiers à leurs AGA. Le report d’une AGA au-delà de six mois après la plus récente fin d’exercice pourrait avoir une incidence sur les états financiers qu’un émetteur est tenu de présenter à ses actionnaires lors de son AGA de 2020. Si un émetteur a l’intention de reporter une réunion au-delà de la période de six mois, une ordonnance judiciaire discrétionnaire peut être requise en ce qui concerne les exigences en matière d’états financiers. Une sanction judiciaire sera également probablement requise si l’émetteur décide de modifier l’heure et le lieu de son AGA dans les 21 jours précédant la date de la réunion. Les ordonnances rendues à ce jour suggèrent que les tribunaux canadiens sont prêts à accorder un redressement discrétionnaire raisonnable pour tenir compte des mesures prises par les émetteurs en réponse aux préoccupations en matière de sécurité liées à la COVID-19 et à d’autres obstacles à la tenue des réunions dans le cours normal des activités, comme les restrictions de voyage. 

Réaction du conseiller en vote

Nous notons que Glass Lewis & Co. a toujours découragé les réunions virtuelles uniquement en raison de préoccupations selon lesquelles de telles réunions ne se rapprochent pas d’une expérience en personne et pourraient potentiellement limiter la capacité des actionnaires d’une société à communiquer de manière significative avec les membres de la direction. Les lignes directrices de Glass Lewis sur le vote par procuration au Canada et aux États-Unis ont été mises à jour pour expliquer comment Glass Lewis abordera les réunions virtuelles pendant l’épidémie de COVID-19. 

Les lignes directrices comprennent des suggestions d’information dans les circulaires de sollicitation de procurations et des recommandations pour la conception des processus d’assemblée afin de s’assurer que les actionnaires ont la même possibilité de participer qu’ils le feraient à une assemblée en personne. Voici des exemples de divulgation suggérée : 

1. la façon dont les porteurs de titres peuvent participer et poser des questions pendant la réunion;
2. des détails sur les lignes directrices en matière de temps pour les questions des actionnaires et des règles concernant les types de questions qui seront autorisés;  
3. des règles sur la façon dont les questions et les commentaires seront reconnus et communiqués aux participants à la réunion;
4. les procédures, le cas échéant, pour afficher les questions appropriées posées et auxquelles on a répondu au cours de la réunion dans la section sur les relations avec les investisseurs de la page Web de l’émetteur après la réunion; et
5. la disponibilité d’une assistance technique dans le cas où un détenteur de sûreté rencontre des difficultés pour accéder à la réunion virtuelle.

Glass Lewis recommande généralement de voter contre les membres du comité de gouvernance lorsque le conseil d’administration a convoqué une assemblée des actionnaires virtuelle uniquement et que l’émetteur n’a pas fourni de divulgation de la nature énoncée ci-dessus; cependant, il a assoupli cette politique jusqu’au 30 juin 2020, à la lumière de l’épidémie de COVID-19. Au cours de cette période, Glass Lewis s’abstiendra généralement de faire des recommandations de vote défavorables à condition que l’émetteur divulgue, à tout le moins, sa raison d’être de l’organisation d’une réunion virtuelle uniquement. La politique standard s’appliquera aux réunions tenues après le 30 juin 2020, sous réserve de toute autre mise à jour diffusée par Glass Lewis. Glass Lewis indiquera également si les entreprises déclarent leur intention de reprendre la tenue de réunions en personne ou hybrides dans des circonstances normales. 

Plats à emporter pratiques

Depuis le 13 mars 2020, près de 20 émetteurs de la TSX et de la TSXV ont annoncé leur intention de passer d’une assemblée physique à une assemblée virtuelle ou hybride. À titre d’exemple, mentionnons CP Rail, Enbridge, Rogers Communications et TransAlta, qui ont tous distribué des documents de procuration pour leurs AGA respectives qui envisagent une réunion virtuelle uniquement, par l’entremise d’une webémission en ligne en direct. Plusieurs institutions financières, y compris les plus grandes banques et sociétés d’assurance-vie du Canada, ont récemment annoncé qu’elles avaient obtenu conjointement une ordonnance du tribunal permettant à chacune d’elles de tenir leur AGA respective, en tout ou en partie, par des moyens électroniques. Nous prévoyons que d’autres émetteurs suivront ces exemples. 

D’autres émetteurs ont modifié leur approche traditionnelle à l’égard des assemblées d’actionnaires en : 

1. restreindre la présence en personne aux actionnaires inscrits seulement, ou aux détenteurs inscrits et aux titulaires de procuration dûment nommés (c.-à-d. qu’aucun invité n’est autorisé);
2. déposer une circulaire pour tenir une réunion en personne dans le cours normal des activités, mais divulguer que l’émetteur peut prendre des mesures de précaution supplémentaires jugées appropriées dans les circonstances, comme la diffusion sur le Web;
3. encourager les actionnaires à voter à l’avance par procuration et à ne pas assister à l’assemblée en personne;
4. le dépôt d’une circulaire pour tenir une réunion en personne dans le cours normal des activités et la divulgation par communiqué de presse d’un changement à une réunion hybride ou virtuelle seulement, comme le prévoit le communiqué des ACVM; ou
5. la tenue d’une assemblée restreinte en personne et permettre aux actionnaires de soumettre des questions à la direction au moyen d’une webdiffusion à la fin de l’assemblée.

Les lignes directrices énoncées dans le communiqué de la CSA s’appliquent aux AGA des émetteurs déclarants canadiens. Les émetteurs déclarants qui participent à des concours de procurations ou qui prévoient tenir une assemblée extraordinaire pour une opération de fusions et acquisitions ou une autre opération qui engage le Règlement 61-101 sur la protection des porteurs minoritaires dans le cadre d’opérations spéciales ont été avisés de communiquer avec leurs principaux organismes de réglementation pour discuter des étapes appropriées dans les circonstances. 

Les émetteurs cotés en bourse doivent également tenir compte des exigences d’inscription en bourse. Par exemple, chaque émetteur de la TSX doit tenir une assemblée dans les six mois suivant la fin de son exercice. Les règles de la TSX prévoient un mécanisme pour demander un allègement de cette exigence. Bien que la TSX n’ait pas, à ce jour, publié de déclaration officielle semblable au communiqué des ACVM, nous prévoyons que la TSX adoptera une approche accommodante. 

Les États-Unis Securities and Exchange Commission (SEC) ont annoncé des indications similaires concernant diverses mesures examinées ci-dessus. Les émetteurs déclarés ayant une catégorie de titres cotés à la bourse américaine devront également tenir compte des lois sur les valeurs mobilières et des exigences de change applicables des États-Unis. 

Les ACVM ont indiqué qu’elles continueront de surveiller la situation de la COVID-19 à mesure qu’elle évolue, ainsi que les répercussions connexes sur les marchés financiers canadiens. De plus, les ACVM ont déclaré qu’elles publieraient d’autres directives et mises à jour au besoin. Nous continuerons de fournir des commentaires pour aider les participants au marché dans leur planification tout au long de la saison des réunions annuelles 2020. 

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