COVID-19 et assemblées annuelles des actionnaires : Mise à jour

Écrit par John Piasta, Brent Kraus, Lisa Stewart, Christopher Doucet and Blair Hobkirk

Cet article a été mis à jour le 2 avril 2020 pour inclure des mises à jour de l’Ontario et de la Colombie-Britannique.

Les sociétés ouvertes canadiennes se tournent généralement vers leurs lois fédérales ou provinciales régissant les délais de leur assemblée générale annuelle (AGA). En règle générale, la législation sur les sociétés par actions exige qu’une AGA soit tenue dans les 15 mois suivant la dernière AGA précédente. Certaines lois, comme la Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA), imposent également l’obligation de tenir une AGA dans les six mois suivant la fin de l’exercice financier de la société.  Les sociétés inscrites à la Bourse de Toronto (TSX) sont également tenues de tenir une AGA dans les six mois suivant la fin de l’exercice financier de la société. En raison d’un certain nombre de problèmes découlant de la pandémie de COVID-19 en cours, y compris les exigences de distanciation sociale, les organismes de réglementation des entreprises ont publié des déclarations qui peuvent avoir une incidence sur les exigences réglementaires et législatives typiques entourant le moment de l’AGA d’un émetteur, selon la juridiction de constitution d’un émetteur.

Résumé des déclarations des organismes de réglementation

Dans un avis récemment publié, Corporations Canada a précisé que, malgré les préoccupations liées à la COVID-19, les sociétés constituées en vertu de la LCSA doivent toujours respecter les délais législatifs pour les AGA. Cela signifie que les sociétés assujetties à la LCSA continueront d’exiger une ordonnance du tribunal si elles souhaitent prolonger leur réunion au-delà des six mois suivant la fin de leur exercice financier ou des 15 mois suivant leur dernière AGA précédente, selon la première de ces éventualités.

L’Alberta Business Corporations Act (ABCA) exige une ordonnance du tribunal pour prolonger l’obligation de tenir une réunion dans les 15 mois suivant la dernière AGA précédente. Alberta Registries a récemment fourni un avis aux agents de dépôt à l’effet que les sociétés ABCA peuvent reporter toute AGA à venir jusqu’à ce que les règlements mis en place par les autorités provinciales et locales concernant les restrictions de rassemblement aient été levés. Toutefois, l’effet d’un tel avis peut être incertain étant donné que l’ABCA exige également une ordonnance du tribunal pour prolonger ce délai.

La Loi sur les sociétés par actions de l’Ontario (LSAO) exige habituellement une ordonnance du tribunal pour prolonger le délai de 15 mois pour tenir une AGA dans la même veine que l’ABCA. Toutefois, le 31 mars 2020, le gouvernement de l’Ontario a publié le Règlement de l’Ontario 107/20 pris en application de la Loi sur la protection civile et la gestion des situations d’urgence. (Règl.O. 107/20). Le Règlement de l’Exploitation 107/20 suspend temporairement l’application de la disposition de l’OBCA exigeant que les AGA soient tenues dans un délai de 15 mois. Au lieu de cela, l’OBCA prévoira temporairement que lorsque la dernière date possible pour tenir une AGA tombe dans une période d’une urgence déclarée par le gouvernement de l’Ontario, le délai pour une telle AGA est prolongé jusqu’à la date qui est de 90 jours après la fin de l’urgence déclarée. Aucune approbation préalable n’est requise pour que les sociétés de l’OBCA aient accès à la prolongation. Pour les sociétés de l’Ontario qui ne souhaitent pas prolonger les dates de l’AGA, l’OBCA, contrairement à la LCSA, offre plus de souplesse pour faciliter la détention par les sociétés OBCA d’une AGA par téléphone ou par voie électronique, à condition que les actionnaires d’une société OBCA puissent voter ou établir un lien de communication avec une AGA par de tels moyens. Dans des circonstances normales, un tel cadre d’AGA virtuelle ou hybride est à la disposition d’une société de l’Ontario, à moins que les statuts ou les règlements administratifs n’interdisent la tenue d’une AGA de cette manière. Toutefois, à la suite de la mise en œuvre du Règlement de l’Information 107/20, ce cadre est disponible même lorsque les statuts ou les règlements administratifs d’une société l’interdisent.

La Loi sur les sociétés par actions de la Colombie-Britannique (BCBCA) n’exige pas une ordonnance du tribunal pour retarder la tenue d’une AGA et permet habituellement aux sociétés de présenter une demande de prolongation au registraire des sociétés de la Colombie-Britannique, qu’elles peuvent accorder si elles jugent approprié de le faire. Le registraire des sociétés a publié des directives confirmant que les sociétés peuvent continuer à demander des prolongations au registraire des sociétés et qu’elles accorderont une prolongation de six mois aux sociétés qui cherchent à retarder la tenue de leurs AGA en raison de la pandémie de COVID-19.

Le TSX a récemment prévu que les émetteurs peuvent tenir leur AGA 2020 jusqu’au 31 décembre 2020 inclus, quelle que soit la fin de l’exercice financier de la société. Malgré cet allègement, les exigences législatives fédérales et provinciales des sociétés s’appliquent toujours et les émetteurs doivent respecter les exigences de leur loi habilitante.

Que faire si vous devez vous conformer

Alors que les gouvernements provincial et fédéral continuent d’instituer des mesures pour limiter la propagation de la COVID-19, les sociétés ouvertes pourraient être tenues de tenir des AGA virtuelles ou hybrides pour continuer à se conformer aux exigences législatives.

Les émetteurs qui envisagent de tenir ou non une assemblée virtuelle des actionnaires devraient examiner leurs documents constitutifs et les lois régissantes afin de déterminer si la participation électronique est autorisée et si les actionnaires et les détenteurs de procurations qui assistent à l’assemblée par voie électronique sont considérés comme présents à l’assemblée aux fins de l’établissement du quorum.

Pour plus d’informations sur les aspects pratiques et les règlements entourant les réunions virtuelles, voir COVID-19 et les assemblées annuelles des actionnaires.

Considérations relatives à la divulgation

Pour les sociétés qui envisagent de tenir une AGA virtuelle ou hybride, les Autorités canadiennes en valeurs mobilières (ACVM) ont fourni des directives sur la divulgation. Les ACVM s’attendent à ce que les émetteurs déclarants avisent les porteurs de titres, les parties impliquées dans l’infrastructure de vote par procuration et les autres participants au marché en temps opportun et qu’ils divulguent des directives claires sur les détails logistiques de l’AGA virtuelle ou hybride, y compris la façon dont les porteurs de titres peuvent accéder à distance à cette AGA, y participer et y voter.

En vertu de l’article 2.15 du Règlement 54-101, Communication avec les propriétaires véritables de titres d’un émetteur déclarant, un émetteur déclarant qui envoie un avis d’ajournement ou un autre changement lié à une AGA aux détenteurs inscrits de ses titres est tenu d’envoyer simultanément l’avis à ses propriétaires véritables. Toutefois, les ACVM sont d’avis qu’aucun allègement exonératoire de l’article 2.15 n’est requis par les émetteurs déclarants qui envisagent des modifications ou des solutions de rechange à leurs AGA tant que leurs détenteurs inscrits et leurs propriétaires véritables sont traités sur un pied d’égalité et reçoivent les mêmes renseignements.

Aller de l’avant

Alors que les effets de la COVID-19 sur le paysage réglementaire et juridique continuent de progresser, on s’attend à ce que les organismes de réglementation continuent de publier des mises à jour et des directives supplémentaires sur les questions applicables aux assemblées des actionnaires. Toute directive supplémentaire émise par les organismes de réglementation canadiens devra être soigneusement examinée et les émetteurs devront continuer d’évaluer la manière et le temps appropriés pour tenir leur AGA et se conformer aux exigences de divulgation connexes.

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