Écrit par Will Osler, Denise Bright, Steven Bodi and Jonathan McKay

En 2021, le gouvernement du Canada a proposé un règlement qui modifierait le processus d’élection des administrateurs pour certaines sociétés établies en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA). Pour de plus amples renseignements sur l’historique des règlements, veuillez consulter notre point de vue précédent, Le gouvernement canadien propose une nouvelle norme de la LCSA pour l’élection des administrateurs.

Le règlement devrait entrer en vigueur le 31 août 2022 et sera en place pour la saison des assemblées annuelles de 2023 pour de nombreuses sociétés. Une fois en vigueur, le règlement exigera : (i) des élections annuelles des membres du conseil d’administration; ii) le vote individuel; (iii) voter « pour » ou « contre » chaque candidat; iv) le vote à la majorité; et v) d’autres mises à jour administratives.

Historique

Le règlement met en œuvre les changements envisagés en vertu de la Loi modifiant la LCSA, de la Loi canadienne sur les coopératives, de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif et de la Loi sur la concurrence (projet de loi C-25). Nous avons déjà écrit sur les modifications proposées à la LCSA lorsque le projet de loi C-25 a été présenté en 2016 dans Amendments à la Loi canadienne sur les sociétés par actions, et de nouveau en 2018 dans Nouvelles règles pour les sociétés de la LCSA, lorsqu’il a reçu la sanction royale. Les principaux changements apportés à la réglementation ont trait à l’élection des administrateurs des sociétés de distribution – de façon générale, les sociétés ouvertes – et à l’harmonisation du processus d’élection des administrateurs en vertu de la LCSA avec les règles pour les émetteurs inscrits à la Bourse de Toronto (TSX). Le règlement introduit également de nouvelles règles concernant la conservation des documents et certaines autres modifications techniques à la LCSA.

Élections annuelles des administrateurs

Une fois que le nouveau règlement entrera en vigueur, chaque membre du conseil d’administration d’une société qui distribue la LCSA devra être élu à chaque assemblée annuelle des actionnaires plutôt que les dispositions actuelles qui permettent un mandat maximal de trois ans. Cette nouvelle exigence de choix annuel s’harmonise avec les règles déjà applicables aux émetteurs inscrits à la cote de la TSX en vertu du Guide des sociétés de la TSX.

Vote individuel

En vertu du nouveau règlement, les administrateurs des sociétés distributives devront être élus par vote individuel. Le vote sur liste ne sera plus autorisé pour les sociétés distributs. Auparavant, la LCSA n’exigeait ni la liste ni le vote individuel, à moins que les documents contifs de la société n’adoptent un tel système de vote. Ce changement n’aura pas d’incidence sur les émetteurs inscrits à la Cote de la TSX, car les règles de la TSX exigent déjà que les actionnaires votent sur l’élection de chaque candidat à un poste d’administrateur.

Voter « Contre »

La LCSA permet actuellement aux actionnaires de voter « pour » ou de « retenir » leurs votes à l’égard des candidats aux administrateurs. À l’heure actuelle, les actionnaires n’ont pas la possibilité de voter « contre » les candidats aux administrateurs, et les votes « retenus » ne sont pas comptés dans le décompte des votes. En vertu des modifications apportées à la LCSA, les actionnaires seront désormais autorisés à voter « pour » ou « contre » un candidat à un poste d’administrateur. Cette nouvelle exigence diffère des lois canadiennes sur les valeurs mobilières, qui exigent qu’une forme de procuration permette aux actionnaires de voter « pour » ou de « retenir » leurs votes pour l’élection des administrateurs.

Vote à la majorité lors d’élections non contestées

En vertu des règlements actuels de la LCSA, un candidat à un poste d’administrateur pourrait être élu si un seul vote est exprimé « pour » ce candidat, même si la majorité des actionnaires votent pour retenir leurs votes. En vertu du nouveau règlement, les candidats au poste d’administrateur au conseil d’administration d’une société qui distribue doivent être élus en recevant la majorité des votes exprimés (ou tout autre montant plus élevé tel qu’énoncé dans les statuts de la société) lors d’une élection non contestée. Dans le cadre d’une élection non contestée, si un candidat à un poste d’administrateur ne reçoit pas plus de votes « pour » que « contre », il ne peut pas être nommé au conseil d’administration, sous réserve d’exceptions limitées pour satisfaire aux exigences législatives en matière de résidence au Canada et d’administrateurs indépendants. Si un administrateur titulaire n’obtient pas la majorité des voix à l’assemblée des actionnaires, il peut être en mesure de continuer à agir à titre d’administrateur pendant une période de transition pouvant aller jusqu’à 90 jours après l’assemblée.

Ce changement s’harmonise avec les exigences actuelles selon lesquelles les émetteurs inscrits à la cote de la TSX (à l’exclusion des émetteurs contrôlés majoritairement) doivent avoir une politique de vote à la majorité qui exige qu’un candidat à un poste d’administrateur démissionne immédiatement s’il ne reçoit pas plus de votes « pour » que de votes « retenus » de l’élection de ce candidat. Le nouveau règlement s’applique également aux sociétés contrôlées à la majorité en vertu de la LCSA, ce qui annule la nécessité d’une politique de vote à la majorité pour les sociétés distributeuses en vertu de la LCSA. À l’heure actuelle, la TSX accorde également aux conseils d’administration le pouvoir discrétionnaire de ne pas accepter la démission d’un administrateur dans des circonstances exceptionnelles; toutefois, le nouveau règlement de la LCSA supprime ce pouvoir discrétionnaire.

Autres changements administratifs

Le règlement modifiera également le délai d’envoi des propositions d’actionnaires aux sociétés ouvertes en vertu de la LCSA afin de rendre cette date limite plus claire. Les propositions d’actionnaires devront être soumises dans la période de 60 jours entre 90 et 150 jours avant l’anniversaire de l’assemblée annuelle précédente des actionnaires. Il s’agit d’un changement par rapport à la date limite actuelle en vertu de la LCSA d’au moins 90 jours avant la date anniversaire de l’avis de réunion fourni à l’égard de l’assemblée annuelle précédente. La circulaire de sollicitation de procurations de la société doit comprendre une déclaration indiquant la date la plus récente à laquelle une proposition doit être reçue relativement à la prochaine assemblée annuelle.

Le règlement apporte également certaines modifications techniques au règlement en vertu de la LCSA. Ces changements « d’ordre administratif » se rapportent à des changements mineurs aux règles d’attribution de noms pour les sociétés, à la fixation de certaines périodes et à la conservation des documents par le « directeur » ou un autre organisme gouvernemental responsable de l’application de la loi.

Principaux points à retenir

Une fois que le nouveau règlement entrera en vigueur, toutes les sociétés qui distribuent la LCSA seront tenues de suivre des pratiques de gouvernance pour l’élection des administrateurs qui sont généralement conformes aux règles actuelles de la TSX. Les sociétés ouvertes seront tenues d’élire tous les administrateurs chaque année et de permettre aux actionnaires de voter séparément « pour » ou « contre » chaque candidat au poste d’administrateur, et les administrateurs devront être élus en fonction d’une norme de vote majoritaire. Les sociétés non distributeurs – généralement les sociétés privées – seront autorisées à adopter les nouvelles normes de gouvernance d’entreprise ou à continuer en vertu des anciennes règles régissant les sociétés établies en vertu de la LCSA.

Les sociétés distributaires de la LCSA devraient porter une attention particulière au changement de calendrier de la proposition d’actionnaires, car ces dates devront être communiquées aux actionnaires à l’avance.

Il n’y a pas eu de mises à jour concernant d’autres modifications à la LCSA, comme les procédures d’avis et d’accès pour fournir des documents aux actionnaires, par exemple sur la paye, les dispositions de récupération et les exigences de divulgation de la diversité du conseil d’administration et de la haute direction. Nous fournirons d’autres mises à jour concernant ces changements dès qu’ils seront disponibles.

Bennett Jones possède une vaste expérience des questions d’entreprise et de gouvernance. Si vous avez des questions concernant les répercussions du projet de règlement sur la gouvernance d’entreprise, veuillez communiquer avec les auteurs ou l’un de nos partenaires corporatifs.

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